Tin Tổng Hợp

Thứ Tư, 31 tháng 3, 2021

Nghiệp vụ thư ký & quản trị văn phòng là gì ? những điều khó khăn thường gặp phải ?

Từ khóa

Công việc của nghiệp vụ thư ký ?

Là một nhân viên thư ký bạn sẽ phải thực hiện những công việc dưới đây:

Sắp xếp lịch làm việc ở cơ quan

Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác.

Tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp để phục vụ việc quản lý điều hành.

Tổ chức hội ý để nghe các bộ phận hoặc cán bộ báo cáo trực tiếp và ghi ý kiến vào biên bản.


 Tiếp nhận và xử lý thông tin

Nhanh chóng phân loại văn bản, công việc phải được hoàn tất. Trợ giúp lãnh đạo giải quyết các văn bản đến. Không được phép để ùn tắc.

Đảm bảo văn bản đến cơ quan phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật.

Tập hợp tình hình số liệu, tra tìm tài liệu tham khảo khi cần thiết.

Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các phòng ban.

Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu.


 Đón tiếp khách hàng

Tiếp khách và giải quyết một số công việc trong giới hạn và sự hiểu biết của mình.

Sắp xếp chỗ đợi cho khách, không để khách đã ngồi chờ một thời gian dài mà không được để ý đến.

Chuẩn bị phương tiện ghi chép lại thông tin đối với các cuộc họp.

Chuẩn bị nước giải khát và chú tâm vào cách phục vụ.


Sắp xếp các chuyến đi công tác cho cấp trên

Phác thảo, soạn lịch trình cho chuyến đi: Mục đích của chuyến đi, các nơi đến, thời gian đi, thời gian đến, các điểm dừng, …

Lập bản chương trình hẹn gặp: Ngày, giờ, gặp ai, thuộc tổ chức nào, ở đâu, cần hồ sơ gì (tập hồ sơ số mấy),…

Đặt vé phương tiện giao thông

Đặt khách sạn: Cần tìm hiểu kỹ: vị trí, các lọai phòng, giá cả, phương thức đặt

Lập hồ sơ chuyến đi: Tài liệu cho từng cuộc làm việc của lãnh đạo (semi riêng, dán nhãn, đánh số tập hồ sơ,…)


Ngành Quản trị Văn phòng học những gì?

Chương trình đào tạo Ngành Quản trị văn phòng được xây dựng dựa trên nhu cầu của xã hội về nguồn nhân lực có chuyên môn, trình độ về quản trị văn phòng. Mục tiêu đào tạo Ngành Quản trị văn phòng hướng đến là:

- Đào tạo sinh viên có đủ khả năng giúp lãnh đạo cơ quan quản lý, triển khai, hướng dẫn thực hiện các nghiệp vụ văn phòng tại các đơn vị, bộ phận văn phòng của cơ quan, tổ chức; (hướng đến doanh nghiệp vừa và nhỏ)

- Đào tạo sinh viên có khả năng thực hiện thành thạo các kỹ năng, nghiệp vụ văn phòng như: 

+ Tham mưu, tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý; 

+ Soạn thảo văn bản; tổ chức quản lý và giải quyết văn bản;

+ Lưu trữ hồ sơ, kỹ năng giao tiếp;

+ Phương pháp tổ chức các hoạt động,

+ Bố trí sắp xếp các công việc khoa học, cải tiến lề lối làm việc trong văn phòng;

+ Phương pháp kiểm tra, đánh giá, điều hành,...

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng: Sử dụng trang thiết bị văn phòng máy photo, máy in, fax, máy chiếu; kỹ năng bàn phím


Kiến thức chuyên môn:

- Nhận diện đúng và vận dụng phù hợp trong một số trường hợp cụ thể;

- Vận dụng những nguyên lý cơ bản của Chủ nghĩa Mác Lê Nin, tư tưởng Hồ Chí Minh và quan điểm, đường lối của Đảng vào cuộc sống và quá trình công tác;

- Phân biệt đúng các tình huống, vận dụng hợp lý các kiến thức về an ninh quốc phòng trong bảo vệ tổ quốc, bảo vệ an ninh, an toàn xã hội nơi công tác và trong cộng đồng dân cư;

- Xác định được những hành vi vi phạm pháp luật trong các trường hợp thường gặp trong cuộc sống và nơi công tác và những biểu hiện của các hành vi tham nhũng trong lĩnh vực công tác;

- Biết tổ chức tập luyện một môn TDTT để nâng cao sức khỏe cho bản thân phục vụ công tác và cuộc sống;

- Liệt kê và trình bày những điểm chính của các văn bản quy phạm pháp luật và các quy định của cơ quan quản lý Nhà nước có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ và văn phòng;

-Xây dựng phương án tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị, cá nhân.

-  Có hiểu biết về quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng

- Có đủ kiến thức để học liên thông lên đại học trong và ngoài nước.

Kỹ năng:

- Thao tác thuần thạo quy trình quản lý văn bản đi – đến; quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức theo đúng quy định của các cơ quan quản lý Nhà nước;

- Chuẩn hóa thao tác soạn thảo các loại văn bản, thư từ giao dịch thương mại thông dụng hình thành trong quá trình tổ chức hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên máy vi tính theo đúng  kỹ thuật trình bày, phương pháp và thẩm quyền ban hành;

- Tổ chức tương đối thành thạo các hoạt động của văn phòng, bao gồm: xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình – kê hoạch công tác; tổ chức hội họp trong văn phòng; tổ chức các hoạt động khánh tiết của cơ quan; đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động quản lý; tuyển dụng, quản lý, đánh giá và phát triển đội ngũ nhân sự trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức;

- Sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng thông dụng theo hướng dẫn của nhà sản xuất;
                                                                                                           ---- Trung Tâm GEC ----

 

Điểm 4.6/5 dựa vào 87 đánh giá

Bài liên quan


EmoticonEmoticon